Titolare e dati raccolti
01Titolare del trattamento dei dati
Titolare del Trattamento ai sensi dell’art. 4, n. 7 GDPR: NEVADA CM LTD, Company number 16577266, con sede legale in 71-75 Shelton Street, Covent Garden, London, United Kingdom, WC2H 9JQ. Email Privacy (Referente Privacy): privacy@trascrivopro.it. Email Supporto: supporto@trascrivopro.it.
NEVADA CM LTD determina autonomamente le finalità e i mezzi del trattamento dei dati personali degli Utenti di TrascrivoPro e opera in qualità di venditore diretto nei confronti dell’Utente. I dati integrali delle carte di pagamento sono raccolti e trattati esclusivamente da Stripe Payments Europe, Ltd., gateway tecnico certificato PCI-DSS Level 1, che opera come Responsabile del trattamento limitatamente alla componente transazionale (si veda la Sezione 4).
Responsabile della protezione dei dati (DPO, art. 37 GDPR). NEVADA CM LTD non ha nominato un Data Protection Officer ai sensi dell’art. 37 GDPR, non ricorrendo i presupposti di obbligo di legge previsti dalla norma. Per la motivazione dettagliata dei tre presupposti non ricorrenti (autorità pubblica; monitoraggio regolare e sistematico su larga scala; trattamento su larga scala di categorie particolari) e per il canale sostitutivo di gestione delle richieste privacy si rinvia alla Policy GDPR e Riservatezza, Sezione 9.
02Tipologia di dati raccolti
NEVADA CM LTD raccoglie le seguenti categorie di dati personali che l’Utente fornisce compilando il modulo di ordinazione e nell’ambito dell’erogazione del Servizio TrascrivoPro:
2.1 Dati forniti direttamente dall’Utente
| Categoria di dati | Esempi | Finalità primaria |
|---|---|---|
| Dati di registrazione | Nome, cognome (o ragione sociale), indirizzo email | Creazione account, erogazione del Servizio, comunicazioni operative |
| Dati dell’Ordine | Numero d’ordine, tipo di tariffa, lingua, istruzioni speciali | Esecuzione del contratto di trascrizione |
| File Audio | File audio e/o video caricati per la trascrizione, potenzialmente contenenti voci di terzi, dati sensibili, informazioni legali o riservate | Esecuzione del Servizio di trascrizione |
| Comunicazioni | Email di supporto, richieste di revisione, reclami | Assistenza clienti, gestione reclami |
2.2 Dati raccolti automaticamente
| Categoria di dati | Esempi | Finalità |
|---|---|---|
| Dati tecnici | Indirizzo IP, tipo di browser, sistema operativo, pagine visitate, timestamp delle sessioni | Sicurezza, prevenzione frodi, analisi tecnica |
| Cookie tecnici | Cookie di sessione, cookie di autenticazione, cookie CookieYes di gestione del consenso | Funzionamento del sito e archiviazione delle preferenze di consenso (si veda Sezione 11) |
| Cookie analytics e marketing | Cookie e identificatori di Google Analytics 4, Google Ads e Google Tag Manager (attivati esclusivamente previo consenso) | Analisi statistica dell’utilizzo del Sito, misurazione dell’efficacia delle campagne pubblicitarie, remarketing (si veda Sezione 11) |
Dati particolari (art. 9 GDPR). I file audio caricati dagli Utenti potrebbero contenere dati personali appartenenti a categorie particolari (dati sulla salute, opinioni politiche, dati giudiziari, ecc.) ove l’audio riguardi udienze legali, consulenze mediche o simili. TrascrivoPro non tratta tali dati per finalità proprie, ma si limita a elaborarli ai fini esclusivi della trascrizione richiesta dall’Utente, il quale è responsabile di disporre delle basi giuridiche appropriate per la comunicazione di tali dati ai fini del Servizio.
Base giuridica, pagamenti e retention
03Base giuridica del trattamento e finalità
| Finalità del trattamento | Base giuridica (art. 6 GDPR) |
|---|---|
| Esecuzione del Servizio di trascrizione | Art. 6, par. 1, lett. b): Esecuzione di un contratto di cui l’interessato è parte |
| Gestione dell’account utente | Art. 6, par. 1, lett. b): Esecuzione del contratto |
| Fatturazione e adempimenti fiscali | Art. 6, par. 1, lett. c): Obbligo legale (norme fiscali applicabili) |
| Sicurezza del Sito e prevenzione frodi | Art. 6, par. 1, lett. f): Legittimo interesse di NEVADA CM LTD |
| Comunicazioni di servizio (conferme ordine, consegna) | Art. 6, par. 1, lett. b): Esecuzione del contratto |
| Comunicazioni di marketing (newsletter, offerte) | Art. 6, par. 1, lett. a): Consenso dell’interessato (revocabile in qualsiasi momento) |
| Analisi statistica e advertising tramite cookie di terze parti (Google Analytics 4, Google Ads, Google Tag Manager) | Art. 6, par. 1, lett. a): Consenso dell’interessato raccolto tramite banner CookieYes (revocabile in qualsiasi momento) |
| Gestione reclami e controversie | Art. 6, par. 1, lett. f): Legittimo interesse; art. 6, par. 1, lett. c): Obbligo legale |
04Dati di fatturazione e pagamento
Ruolo di Stripe come gateway di pagamento. I dati integrali degli strumenti di pagamento (numero della carta di credito o di debito, codice CVV, data di scadenza, credenziali PayPal) sono raccolti e trattati direttamente ed esclusivamente da Stripe Payments Europe, Ltd. (1 Grand Canal Street Lower, Grand Canal Dock, Dublin, Ireland), che opera in qualità di gateway tecnico di pagamento certificato PCI-DSS Level 1. NEVADA CM LTD non riceve, non tratta e non conserva in alcuna fase i dati integrali della carta di pagamento dell’Utente. Stripe opera in qualità di Responsabile del trattamento ai sensi dell’art. 28 GDPR limitatamente alla componente transazionale e nel rispetto dei propri standard PCI-DSS. NEVADA CM LTD e Stripe hanno sottoscritto un accordo di trattamento dati (Data Processing Addendum).
Venditore diretto. NEVADA CM LTD è il venditore diretto nei confronti dell’Utente per il Servizio di trascrizione. Sull’estratto conto dell’Utente l’addebito comparirà con la dicitura "TRASCRIVOPRO". La gestione delle eventuali contestazioni di addebito (chargeback) è in capo direttamente a NEVADA CM LTD, che vi provvede attraverso la piattaforma Stripe Dashboard.
Dati di fatturazione ricevuti da NEVADA CM LTD. A seguito della transazione, NEVADA CM LTD riceve da Stripe esclusivamente i dati non integrali della transazione necessari alla gestione dell’Ordine, dell’assistenza clienti e degli adempimenti contabili e fiscali: nome e cognome (o ragione sociale), indirizzo email, indirizzo di fatturazione, importo, valuta, data della transazione, ultimi quattro caratteri della carta utilizzata e brand della stessa. Ove l’Utente richieda l’emissione di una fattura fiscalmente valida secondo la procedura descritta nei Termini di Servizio, i dati di fatturazione (denominazione, indirizzo, codice fiscale, Partita IVA se applicabile) vengono forniti direttamente dall’Utente a NEVADA CM LTD.
I predetti dati di fatturazione sono conservati per il periodo minimo imposto dalla normativa fiscale applicabile (di norma 10 anni) ai sensi della base giuridica indicata alla Sezione 3.
05Retention Policy e protocollo di cancellazione dei file
NEVADA CM LTD applica un rigoroso protocollo di minimizzazione e cancellazione dei dati, con particolare attenzione alla natura sensibile dei File Audio tipicamente trattati (contenuti legali, aziendali, professionali).
5.1 Fasi operative del ciclo di vita dei dati
- Caricamento e trasmissione sicura del File Audio. Il File Audio viene caricato via connessione crittografata (TLS 1.2+) e archiviato temporaneamente su storage con crittografia AES-256.
- Elaborazione del File Audio. Il File viene elaborato attraverso un processo strutturato in più fasi (analisi audio, pulizia dei segnali, identificazione dei parlanti e revisione umana da parte di un trascrittore professionale madrelingua italiana). L’elaborazione avviene in ambiente controllato, con accesso limitato al solo incarico specifico e sotto vincolo di riservatezza. Per il dettaglio delle fasi si rinvia alla Policy GDPR e Riservatezza, Sezione 3.
- Consegna della Trascrizione. Il documento trascritto (.docx e/o .pdf) viene consegnato all’Utente via email all’indirizzo indicato nell’Ordine.
- Eliminazione immediata del File Audio originale (art. 17 GDPR). Eliminiamo il File Audio originale permanentemente e irreversibilmente dal sistema di storage di TrascrivoPro immediatamente dopo la conferma di consegna della Trascrizione. Non creiamo copie di backup del file audio originale. Questa procedura è automatica e non richiede azione da parte dell’Utente, in piena conformità con il diritto alla cancellazione di cui all’art. 17 GDPR.
- Conservazione temporanea della Trascrizione (30 giorni). Conserviamo il file di Trascrizione per un periodo massimo di 30 giorni dalla data di consegna, al solo fine di gestire eventuali richieste di revisione o contestazioni. Al termine di tale periodo, il file di Trascrizione viene anch’esso eliminato automaticamente e definitivamente.
5.2 Tabella riepilogativa dei periodi di conservazione
| Categoria di dati | Periodo di conservazione | Motivazione |
|---|---|---|
| File Audio originale | Eliminazione immediata post-consegna | Minimizzazione dei dati, art. 17 GDPR |
| File di Trascrizione | 30 giorni dalla consegna | Gestione revisioni e contestazioni |
| Dati dell’account | Fino alla cancellazione dell’account + 90 giorni | Esecuzione del contratto |
| Dati di fatturazione | 10 anni (obbligo normativo) | Normativa fiscale e contabile |
| Log tecnici di sistema | Tempo necessario alla sicurezza dell’infrastruttura | Sicurezza tecnica, prevenzione frodi, legittimo interesse |
| Email di supporto e reclami | 3 anni dalla chiusura del ticket | Gestione controversie, legittimo interesse |
Sicurezza, condivisione e trasferimenti
06Misure tecniche e organizzative di sicurezza (art. 32 GDPR)
| Misura di sicurezza | Dettaglio implementativo |
|---|---|
| Crittografia in transito | Protocollo TLS 1.2 o superiore su tutte le connessioni al Sito. Nessuna trasmissione dati in chiaro. |
| Crittografia a riposo | Archiviamo i file caricati su storage con crittografia AES-256, standard adottato in ambito governativo e finanziario. |
| Controllo degli accessi | Ogni collaboratore accede esclusivamente al File Audio assegnato per il proprio incarico specifico, in modalità a privilegio minimo. Nessun accesso trasversale ai dati di altri Utenti. |
| Vincolo di riservatezza | I collaboratori che elaborano i File Audio operano sotto NDA con divieto assoluto di copia, condivisione o conservazione dei contenuti dopo la consegna. Le forme dell’NDA (Standard di default, Personalizzato su richiesta) sono descritte nella Policy GDPR e Riservatezza, Sezione 6. |
| Nessun uso per addestramento IA | I contenuti dei File Audio e delle Trascrizioni non sono utilizzati per addestrare modelli di intelligenza artificiale, né ceduti a piattaforme pubblicitarie o broker di dati. |
| Pagamenti PCI-DSS | Gestiti esclusivamente da Stripe Payments Europe, Ltd. quale gateway certificato PCI-DSS Level 1. NEVADA CM LTD non riceve né vede i dati integrali della carta dell’Utente in nessuna fase. |
| Cancellazione sicura | Eliminiamo i File Audio originali con procedure irreversibili immediatamente dopo la consegna della Trascrizione (art. 17 GDPR). Nessuna copia di backup permanente. |
L’insieme di queste misure costituisce il nostro protocollo GDPR e riservatezza, integrato con audit periodici e revisione delle policy interne.
07Condivisione dei dati con soggetti terzi
NEVADA CM LTD non vende né affitta a terzi i dati personali degli Utenti. I dati personali possono essere condivisi esclusivamente con i seguenti soggetti, nella misura strettamente necessaria alle finalità dichiarate e sulla base delle basi giuridiche indicate alla Sezione 3:
- Collaboratori professionali autorizzati alla trascrizione: professionisti madrelingua italiana che operano sotto vincolo contrattuale di riservatezza (NDA), esclusivamente sul File Audio assegnato per il singolo incarico. Operano in Italia o in Paesi UE/SEE. La disciplina completa dei vincoli di riservatezza (NDA Standard di default, NDA Personalizzato su richiesta del Cliente, nomina come Responsabile del trattamento ex art. 28 GDPR con clausole DPA) è descritta nella Policy GDPR e Riservatezza, Sezione 6.
- Stripe Payments Europe, Ltd. (gateway tecnico di pagamento e Responsabile del trattamento): i dati integrali degli strumenti di pagamento sono raccolti e trattati esclusivamente da Stripe, certificato PCI-DSS Level 1, per l’elaborazione della transazione. NEVADA CM LTD non riceve mai tali dati integrali.
- Fornitori di servizi tecnici (hosting, infrastruttura cloud): Esclusivamente per l’erogazione del Servizio, vincolati da accordi di trattamento dati.
- Google LLC (analytics e advertising): per l’erogazione dei servizi Google Analytics 4, Google Ads e Google Tag Manager, esclusivamente in seguito al consenso prestato dall’Utente tramite il banner CookieYes. Il trattamento è disciplinato da accordi ex art. 28 GDPR e dai meccanismi di trasferimento internazionale descritti alla Sezione 8.
- CookieYes Limited (UK Company Number 12377343, London, England) (Consent Management Platform): per la raccolta, l’archiviazione e la prova del consenso dell’Utente ai cookie di profilazione, ai sensi degli artt. 7 e 24 GDPR.
- Autorità competenti: Qualora richiesto dalla legge, da un’autorità giudiziaria o da un’autorità di vigilanza in conformità alla normativa applicabile.
Nessun contenuto di File Audio o Trascrizioni ceduto a terzi. I contenuti dei File Audio e delle Trascrizioni non vengono mai utilizzati per addestrare modelli di intelligenza artificiale, né ceduti a piattaforme pubblicitarie o broker di dati. La condivisione con Google LLC di cui sopra è limitata ai soli dati di navigazione (identificatori pubblicitari, cookie tecnici, eventi di pagina) previa raccolta del consenso specifico dell’Utente, e non riguarda in alcun modo i contenuti audio o testuali conferiti dall’Utente al Servizio di trascrizione.
08Trasferimenti internazionali di dati
NEVADA CM LTD è una società di diritto inglese con sede nel Regno Unito. Il trattamento dei dati degli Utenti avviene prevalentemente all’interno dell’UE/SEE e nel Regno Unito, il quale beneficia di una decisione di adeguatezza della Commissione Europea ai sensi dell’art. 45 GDPR (ai fini del trasferimento di dati verso il UK).
Trasferimento verso Stati Uniti (Google LLC). L’utilizzo dei servizi Google Analytics 4, Google Ads e Google Tag Manager (attivati esclusivamente previo consenso dell’Utente) comporta il trasferimento di taluni dati personali (identificatori pubblicitari, cookie tecnici, eventi di pagina, indirizzo IP anonimizzato) verso gli Stati Uniti d’America, ove Google LLC ha sede. Tale trasferimento è disciplinato dal EU-US Data Privacy Framework (Decisione di Adeguatezza della Commissione Europea del 10 luglio 2023, C(2023) 4745) ai sensi dell’art. 45 GDPR: Google LLC risulta certificata al Framework e conseguentemente riconosciuta come destinazione con livello adeguato di protezione dei dati.
Nel caso in cui ulteriori dati siano trattati al di fuori dell’UE/SEE, del Regno Unito e degli Stati Uniti (es. mediante fornitori di infrastrutture cloud con server in altre giurisdizioni), NEVADA CM LTD garantisce che tali trasferimenti avvengano nel rispetto delle garanzie appropriate previste dagli artt. 46–49 GDPR, come le Clausole Contrattuali Tipo della Commissione Europea (Standard Contractual Clauses, SCC).
Diritti dell’interessato e minori
09Diritti dell’interessato
Ai sensi degli artt. 15–22 del Regolamento (UE) 2016/679 (GDPR), ogni Utente ha il diritto di esercitare in qualsiasi momento i seguenti diritti nei confronti di NEVADA CM LTD:
| Articolo | Diritto | Descrizione |
|---|---|---|
| Art. 15 GDPR | Diritto di Accesso | Ottenere conferma del trattamento e copia dei dati personali in nostro possesso, incluse le finalità e le categorie di dati trattati. |
| Art. 16 GDPR | Diritto di Rettifica | Richiedere la correzione di dati inesatti o l’integrazione di dati incompleti. |
| Art. 17 GDPR | Diritto alla Cancellazione | Richiedere la cancellazione dei dati personali ("diritto all’oblio"), nei casi previsti dalla normativa e nei limiti degli obblighi legali di conservazione. |
| Art. 18 GDPR | Diritto di Limitazione | Richiedere la limitazione del trattamento in determinate circostanze previste dalla normativa. |
| Art. 20 GDPR | Diritto alla Portabilità | Ricevere i propri dati in un formato strutturato, di uso comune e leggibile da dispositivo automatico, o trasmetterli a un altro titolare. |
| Art. 21 GDPR | Diritto di Opposizione | Opporsi al trattamento dei dati fondato sul legittimo interesse di NEVADA CM LTD, incluso a fini di marketing diretto. |
9.1 Come esercitare i diritti
Per esercitare i propri diritti, l’Utente può inviare una richiesta scritta a privacy@trascrivopro.it specificando:
- Oggetto: "Esercizio diritti GDPR: [tipo di diritto]"
- Nome, cognome e indirizzo email associato all’account
- Descrizione del diritto che si intende esercitare e, se del caso, i dati specifici interessati
NEVADA CM LTD risponde alla richiesta entro 30 giorni dalla ricezione. Tale termine può essere prorogato di ulteriori 60 giorni in casi di complessità o molteplicità delle richieste, previa notifica all’Utente. Ove previsto dalla legge, la risposta è fornita gratuitamente.
9.2 Diritto di reclamo all’Autorità di controllo
Qualora l’Utente ritenga che il trattamento dei propri dati personali da parte di NEVADA CM LTD non sia conforme alla normativa vigente, ha il diritto di proporre reclamo all’Autorità di controllo competente:
- Per gli Utenti italiani: Garante per la protezione dei dati personali: garanteprivacy.it
- Per gli Utenti nel Regno Unito: Information Commissioner’s Office (ICO): ico.org.uk
10Minori
Il Servizio TrascrivoPro è destinato esclusivamente a utenti maggiorenni (almeno 18 anni). NEVADA CM LTD non raccoglie consapevolmente dati personali di minori. Qualora venga accertato che dati di minori sono stati forniti senza il consenso verificabile dei genitori o tutori legali, tali dati verranno cancellati immediatamente. I genitori o tutori che ritengano che un minore abbia fornito i propri dati possono contattarci a privacy@trascrivopro.it.
Cookie, modifiche e contatti
12Modifiche all’Informativa sulla Privacy
NEVADA CM LTD si riserva il diritto di aggiornare la presente Informativa in qualsiasi momento, in conformità con le evoluzioni normative, tecnologiche o operative. Le modifiche sostanziali saranno comunicate agli Utenti registrati via email con almeno 15 giorni di preavviso prima dell’entrata in vigore. La data dell’ultima revisione è sempre visibile nell’intestazione del documento. L’uso continuato del Servizio dopo l’entrata in vigore delle modifiche costituisce accettazione della nuova versione dell’Informativa.
13Contatti Privacy
Per esercitare i diritti GDPR o per qualsiasi questione relativa alla privacy:
NEVADA CM LTD: Referente Privacy. Company number: 16577266. Sede legale: 71-75 Shelton Street, Covent Garden, London, United Kingdom, WC2H 9JQ.
Email Privacy: privacy@trascrivopro.it
Email Supporto: supporto@trascrivopro.it
Tempo di risposta: entro 30 giorni (art. 12 GDPR).
Garante Privacy italiano: garanteprivacy.it
ICO (UK): ico.org.uk